Sorimo verwerkt veel verhuuractiviteiten in Brussel. Elke maand ontvangt het kantoor ongeveer 800 tot 900 aanvragen voor bezoeken en beheert het ongeveer 500 afspraken.
Dat volume zorgde in elke stap voor druk: aanvragen beantwoorden, terugbelmomenten organiseren, afspraken bevestigen, annuleringen verwerken, huurdossiers beheren en na elk bezoek opvolgen.
Voor huurpanden waren no-shows bijzonder kostelijk. Elke bezoeker bellen was niet haalbaar. Agenten reden soms naar een pand zonder te weten of de klant echt zou komen.
Het resultaat was een frustrerende combinatie van volle inboxen, manuele administratie en tijdverlies.
Kort samengevat
- ≈ 80 uur manuele opvolgcapaciteit per maand vrijgemaakt.
- 300 afspraken bevestigd of gewijzigd in 30 dagen, met 45–60 annuleringen vooraf gemeld.
- Eén WhatsApp-workflow van de eerste aanvraag tot het volledige huurdossier.
Op basis van de huidige volumes schat Sorimo dat geautomatiseerde opvolging het team ongeveer 80 uur per maand bespaart.
Binnenkomende aanvragen: elke aanvraag naar een duidelijke volgende stap brengen
Matthieu, office manager bij SorimoSorimo ontvangt aanvragen via verschillende kanalen. Sommigen ontdekken een pand online. Anderen zien een verkoopbord van Sorimo en willen meer informatie.
Met Alia leiden de QR-codes van Sorimo mensen rechtstreeks naar een WhatsApp-gesprek. Dezelfde assistent is ook beschikbaar via een widget op de website.
Volgens het huidige model ontvangt Sorimo ongeveer 850 aanvragen per maand, waarvan ongeveer 150 rechtstreeks via WhatsApp. Dat betekent dat ongeveer 18% van de maandelijkse aanvragen via WhatsApp binnenkomt.
- Het pand identificeren en eerste vragen beantwoorden
- Begrijpen wat de klant zoekt en de aanvraag kwalificeren
- De klant helpen een bezoek online te boeken
- Bepalen of een terugbelmoment nodig is
“We hadden al QR-codes geprobeerd, maar voor elk bord een andere code beheren was ingewikkeld. Nu bereiken mensen ons rechtstreeks via WhatsApp.”
“Vroeger belden mensen soms vanuit de straat. Nu kunnen ze hun vragen via WhatsApp stellen. Als er echte interesse is, komt die in mijn mailbox.”
Afspraken: minder no-shows en betere informatie voor agenten
Het kantoor van Sorimo in BrusselDoor de verhuuractiviteiten van Sorimo waren betrouwbare afspraken extra belangrijk. Het kantoor had bijna 35% no-shows. Klanten kwamen soms niet opdagen terwijl agenten al naar het pand waren gereden.
Alia contacteert klanten voor de afspraak via WhatsApp. Klanten kunnen bevestigen, annuleren of een wijziging doorgeven. De agenda wordt bijgewerkt en de verantwoordelijke agent krijgt de relevante informatie.
In het begin voelde het vreemd om meer annuleringen in de agenda te zien. Daarna werd het voordeel duidelijk: een vooraf gemelde annulering is beter dan een bevestigde afspraak die eindigt in een no-show.
“We hadden bijna 35% no-shows, bijna één op drie afspraken. Mensen die vroeger niet durfden annuleren, lieten het nu op tijd weten.”
“Zelfs wanneer een klant te laat is en een bericht via WhatsApp stuurt, krijg ik dat ook. De assistent stuurt het meteen naar mij door.”
Na de afspraak: dossiers komen rechtstreeks bij de agent terecht
De juiste informatie komt op het juiste moment bij de juiste agent terecht.Vroeger werden huurdossiers manueel verwerkt. Een agent bracht papieren formulieren mee naar de afspraak en wachtte tot de documenten terugkwamen.
Nu stuurt Alia de volgende stap via WhatsApp. De kandidaat kan de aanvraag meteen invullen en de verantwoordelijke agent ontvangt de informatie per e-mail.
In het huidige model worden ongeveer 250 antwoorden verzameld na zo’n 500 bezoeken. De klant krijgt een duidelijke volgende stap en de agent krijgt betere informatie.
“De kandidaat kan de aanvraag rechtstreeks via WhatsApp invullen en ik ontvang het volledige dossier. Dat bespaart me enorm veel tijd.”
“Klanten vertellen ons dat het proces heel professioneel en georganiseerd aanvoelt. Ze weten wat ze moeten doen.”
De tijd die over de hele klantreis wordt bespaard
≈ 80 uur
| Fase | Activiteit | Volume | Tijd |
|---|---|---|---|
| Aanvragen | Terugbelvoorkeuren | 392 | 10,6 uur |
| Aanvragen | Aanvragen beantwoorden zonder volgende stap | 140 | 3,7 uur |
| Afspraken | Bevestigingen en wijzigingen | 300 | 24,4 uur |
| Afspraken | Annuleringen en herplanning | 45–60 | 14,2 uur |
| Na de afspraak | Interesse en opvolging van de volgende stap | ≈250 | 27,1 uur |
| Totaal | ≈ 80 uur | ||
De uren per activiteit zijn naar verhouding verdeeld op basis van het oorspronkelijke model, voor een geschat totaal van 80 uur per maand. Dit is een capaciteitsinschatting: ze vertegenwoordigt manueel opvolgwerk dat het team niet langer op dezelfde manier hoeft uit te voeren.
Meer tijd voor het team. Een betere ervaring voor klanten.
Michael, CEO bij SorimoVoor Sorimo is de verandering zichtbaar in het hele kantoor. Agenten ontvangen updates rechtstreeks, kandidaten hoeven niet op papieren formulieren te wachten en klanten krijgen sneller antwoord. Sorimo meldt ook dat het aantal klantenreviews sinds de introductie van Alia met bijna 30% is gestegen.
Van de eerste aanvraag voor een pand tot het volledige huurdersdossier: Sorimo heeft de klantenopvolging samengebracht in één verbonden workflow.
Ontdek hoe Alia voor jouw kantoor kan werken