Sorimo gère un volume important de locations à Bruxelles. Chaque mois, l’agence reçoit environ 800 à 900 demandes de visite et gère près de 500 rendez-vous.
Ce volume mettait l’équipe sous pression à chaque étape : répondre aux demandes, organiser les rappels, confirmer les rendez-vous, gérer les annulations, traiter les dossiers locatifs et assurer le suivi après chaque visite.
Pour les biens locatifs, les absences étaient particulièrement coûteuses. Appeler chaque visiteur n’était pas réaliste. Il arrivait que les agents se déplacent sans savoir si le client viendrait réellement.
Résultat : des boîtes de réception saturées, une administration manuelle et beaucoup de temps perdu.
En bref
- ≈ 80 heures de suivi manuel économisées chaque mois.
- 300 rendez-vous confirmés ou modifiés sur 30 jours, avec 45 à 60 annulations signalées à l’avance.
- Un parcours WhatsApp de la première demande au dossier locatif complet.
Sur la base de son activité actuelle, Sorimo estime que le suivi automatisé permet à l’équipe d’économiser environ 80 heures par mois.
Demandes entrantes : transformer chaque demande en prochaine étape claire
Matthieu, office manager chez SorimoSorimo reçoit des demandes via plusieurs canaux. Certains découvrent un bien en ligne. D’autres voient un panneau ou une affiche Sorimo et souhaitent plus d’informations.
Avec Alia, les QR codes de Sorimo dirigent directement vers une conversation WhatsApp. Le même assistant est également disponible via un widget sur le site.
Selon le modèle d’activité actuel, Sorimo reçoit environ 850 demandes par mois, dont près de 150 directement via WhatsApp. Cela signifie qu’environ 18 % des demandes mensuelles arrivent par WhatsApp, soit près d’une demande sur cinq.
- Identifier le bien et répondre aux premières questions
- Comprendre la recherche du client et qualifier la demande
- Aider le client à réserver une visite en ligne
- Identifier si un rappel est nécessaire
“Nous avions déjà essayé les QR codes, mais gérer un code différent pour chaque panneau était compliqué. Aujourd’hui, les personnes nous contactent directement sur WhatsApp.”
“Avant, certaines personnes m’appelaient depuis la rue. Maintenant, elles posent leurs questions sur WhatsApp. S’il y a un réel intérêt, le message arrive dans ma boîte mail et je sais qu’il faut agir.”
Rendez-vous : moins d’absences et de meilleures informations pour les agents
Le bureau de Sorimo à BruxellesL’activité locative de Sorimo rendait la fiabilité des rendez-vous particulièrement importante. L’agence enregistrait près de 35 % d’absences. Certains clients ne venaient pas alors que les agents s’étaient déjà déplacés.
Alia contacte les clients sur WhatsApp avant le rendez-vous. Ils peuvent confirmer, annuler ou signaler un changement. Le calendrier est mis à jour et l’agent responsable reçoit l’information utile.
Au début, voir davantage d’annulations dans le calendrier semblait étrange. Puis l’avantage est devenu évident : une annulation communiquée à l’avance vaut mieux qu’un rendez-vous qui semble confirmé mais se termine par une absence.
“Nous avions près de 35 % d’absences, presque un rendez-vous sur trois. Maintenant, les personnes qui n’osaient pas annuler nous préviennent à l’avance.”
“Même lorsqu’un client est en retard et envoie un message sur WhatsApp, je le reçois aussi. L’assistant me le transfère immédiatement.”
Après le rendez-vous : les dossiers arrivent directement chez l’agent
La bonne information arrive au bon agent au bon moment.Auparavant, les dossiers locatifs étaient gérés manuellement. Un agent apportait les formulaires papier au rendez-vous et attendait le retour des documents.
Désormais, Alia envoie la prochaine étape via WhatsApp. Le candidat peut compléter son dossier immédiatement et l’agent responsable reçoit les informations par e-mail.
Dans le modèle actuel, environ 250 réponses sont recueillies après près de 500 visites. Le client reçoit une prochaine étape claire et l’agent dispose de meilleures informations.
“Le candidat peut compléter sa demande directement sur WhatsApp et je reçois le dossier complet. Cela me fait gagner énormément de temps.”
“Les clients nous disent que le processus semble très professionnel et organisé. Ils savent quoi faire ensuite.”
Le temps économisé sur l’ensemble du parcours
≈ 80 heures
| Étape | Activité | Volume | Temps |
|---|---|---|---|
| Demandes | Préférences de rappel | 392 | 10,6 heures |
| Demandes | Répondre et clôturer les demandes sans prochaine étape | 140 | 3,7 heures |
| Rendez-vous | Confirmations et changements | 300 | 24,4 heures |
| Rendez-vous | Annulations et reprogrammation | 45–60 | 14,2 heures |
| Après le rendez-vous | Intérêt et suivi de la prochaine étape | ≈250 | 27,1 heures |
| Total | ≈ 80 heures | ||
Les heures par activité sont réparties au prorata du modèle initial pour un total estimé de 80 heures par mois. Il s’agit d’une estimation de capacité : elle représente le travail de suivi manuel que l’équipe n’a plus besoin d’effectuer de la même manière.
Plus de temps pour l’équipe. Une meilleure expérience pour les clients.
Michael, CEO de SorimoPour Sorimo, le changement est visible dans tout le bureau. Les agents reçoivent directement les mises à jour, les candidats complètent leur dossier sans attendre et les clients obtiennent des réponses plus rapides. Sorimo indique également que les avis clients ont augmenté de près de 30 % depuis l’introduction d’Alia.
De la première demande d’information jusqu’au dossier locatif complet, Sorimo a réuni son suivi client dans un seul parcours connecté.
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